Chuyển văn phòng trọn gói làm thế nào để tiết kiệm chi phí?

Công ty bạn chuẩn bị phải chuyển văn phòng. Bạn được Sếp giao cho nhiệm vụ chuyển văn phòng trọn gói. Bạn chưa biết cách nào để chuyển văn phòng tiết kiệm chi phí. Dưới đây chúng tôi sẽ chỉ cho bạn phương án chuyển văn phòng tối ưu nhất.

Công ty nào cũng muốn tiết kiệm khi chuyển văn phòng, đặc biệt là trong thời buổi kinh tế khó khăn cần thắt chặt chi tiêu như hiện nay. Chuyển văn phòng có hàng tá đồ đạc, thiết bị văn phòng cần chuyển như bàn ghế, máy tính, điều hòa, tủ tài liệu… và sẽ tốn thời gian và chi phí cho ngân sách công ty. Làm thế nào để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian khi chuyển văn phòng?

Khó khăn khi tự chuyển văn phòng

Sếp và nhân viên tự chuyển đồ đạc, chuyển văn phòng vào ngày cuối tuần hay dịp nghỉ lễ giúp công ty bạn tốn ít chi phí nhưng ngược lại sẽ gặp nhiều khó khăn, nếu bạn không có kinh nghiệm chuyển văn phòng.

– Nhân viên không biết cách đóng gói đồ đạc khiến đồ dùng, thiết bị văn phòng không được đảm bảo an toàn khi khuân vác, vận chuyển.

– Nhân viên không đủ sức khỏe để khuân vác đồ đạc, nhất là khi văn phòng công ty bạn chuyển đi hoặc chuyển đến ở tòa nhà, chung cư cao tầng mất nhiều công sức vận chuyển.

– Đồ đạc dễ bị va đập, hỏng hóc vì không được đóng gói cẩn thận và công ty lại tốn chi phí sửa chữa, mua sắm mới.

– Nhân viên chỉ quen công việc văn phòng, khi chuyển đồ mất nhiều công sức, ảnh hưởng đến sức khỏe và ngày làm việc đầu tuần rất mệt mỏi.

– Tiến độ chuyển văn phòng không đúng như bạn dự định vì việc đóng gói, vận chuyển, sắp xếp đồ đạc mất nhiều thời gian mà nhân viên của bạn không có kinh nghiệm về việc này. Công ty chưa thể hoạt động trở lại ở văn phòng mới sẽ ảnh hưởng đến việc kinh doanh, làm ăn.

Chuẩn bị trước kế hoạch chuyển văn phòng

Trước khi chuyển văn phòng khoảng 1 tháng, bạn nên lên trước kế hoạch chuyển văn phòng. Kế hoạch gồm: Cần vận chuyển những đồ đạc, thiết bị nào; thời gian chuyển bao lâu; chi phí thực hiện; mua vật dụng đóng gói; thuê xe tải; khảo sát quãng đường từ văn phòng cũ đến văn phòng mới; tính toán quãng đường đi ngắn nhất, ít tắc đường nhất… Lên kế hoạch chuyển văn phòng một cách bài bản, chi tiết sẽ giúp công ty bạn hạn chế được chi phí phát sinh, tiết kiệm thời gian chuyển đồ đạc và đảm bảo công việc kinh doanh. Đừng để đến sát ngày chuyển văn phòng mới bắt đầu lập kế hoạch, sẽ khiến bạn không thể xoay sở được.

Hãy đóng gói đồ đạc cẩn thận để tiết kiệm chi phí, thời gian

Đừng nghĩ chỉ cần chuyển bàn ghế, sofa, máy tính, điều hòa… lên xe tải là có thể chuyển đến văn phòng mới dễ dàng. Đồ đạc, thiết bị văn phòng nếu không được đóng gói cẩn thận sẽ rất dễ bị xây xước, đổ vỡ, hư hỏng trong quá trình vận chuyển và công ty bạn lại tốn chi phí, thời gian để sửa chữa, mua sắm mới. Bạn nên phân chia thành từng nhóm đồ đạc: Đồ điện tử như máy tính, máy in, photocopy, máy fax; đồ điện, điện lạnh như tủ lạnh, lò vi sóng, ti vi, điều hòa; đồ mộc như bàn ghế, tủ tài liệu; tài liệu, hồ sơ của công ty. Với mỗi loại đồ đạc cần chuẩn bị vật dụng bao gói phù hợp và đóng gói cẩn thận để đảm bảo an toàn khi chuyển đến văn phòng mới.

Đánh dấu, ghi chú đồ đạc cẩn thận để tránh mất mát, thất lạc

Sau khi đóng gói xong đồ đạc, thiết bị văn phòng, bạn cần đánh dấu đồ đạc cẩn thận để tránh tình trạng mất mát, thất lạc đồ đạc. Như thế bạn cũng dễ dàng tìm kiếm đồ đạc khi đến văn phòng mới, không mất thời gian, công sức lục lọi cả núi đồ đạc. Cần ghi rõ đồ đạc của phòng ban, cá nhân nào; thùng đựng loại đồ đạc gì; đồ đạc nào cần lưu ý khi khuân vác, vận chuyển. Trước khi chuyển văn phòng, bạn nên lập danh sách đồ đạc cần chuyển, khi đóng gói và chuyển đến văn phòng mới, chỉ cần kiểm tra đồ đạc và đối chiếu với danh sách là có thể kiểm soát được đồ đạc, tài sản của công ty.

Thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín

Để tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức và đảm bảo an toàn cho tài sản của công ty, hãy lựa chọn công ty chuyển văn phòng trọn gói uy tín, chuyên nghiệp. Bạn sẽ luôn an tâm khi giao đồ đạc, thiết bị văn phòng cho công ty chuyển văn phòng bởi họ có quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhân viên lành nghề, chi phí dịch vụ minh bạch rõ ràng, chính sách đền bù tài sản đầy đủ. Công ty bạn sẽ chuyển văn phòng nhanh gọn, đồ đạc đảm bảo an toàn, tiết kiệm chi phí, thời gian vàng ngọc cho công ty.

Nếu bạn lo ngại về việc vận chuyển văn phòng hãy để dịch vụ vận chuyển văn phòng giá rẻ giúp bạn. Với uy tín, kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển văn phòng cùng đội ngũ nhân viên thạo nghề, tận tình chúng tôi sẽ giúp bạn chuyển văn phòng công ty tiết kiệm thời gian, chi phí nhất.